【職場二三事】人力資源部如何運用ChatGPT實現自動化作業？
編譯∕龔鈺翔
最近ChatGPT聊天機器人掀起一波的AI革命，它不僅能夠學習和理解人類的語句，甚至還可以幫助人力資源領域處理簡單的每日例行公事，例如郵件、文案，免除行政與人力資源團隊所耗的大量時間與寶貴資源。
現在，身為行政或是人力資源團隊的你，可以有機會利用AI實現自動化作業。靈活運用ChatGPT語言生成能力，幫助你節省寶貴時間和處理更棘手的任務。以下告訴你有哪些任務可以交給AI處理：
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- 製作職位描述
ChatGPT已能為各領域的人們解決較簡單但每日例行的苦悶事。就拿職位描述做舉例，ChatGPT能夠理解你所給的語句指令，快速生成文本內容，加速整個職位描述寫作的流程。
例如，你可以這樣下指令：「幫我列出銷售經理的職位描述」，等待AI列出文本之後，緊接著詢問：「銷售經理所需的資格有哪些？」等等。當你都不喜歡這些回答，你也可以按重新生成的按鈕，直到有你中意的文本為止。
- 準備面試問題
身為人資部門的你，出面試題與考題都是一件燒腦筋的事，尤其是要根據應聘者所應聘的職缺、他的技能與能力量身訂做。而ChatGPT可以簡化這個過程。
你可以透過上述所使用的指令方式，提供AI有關職位的細節，抱括所需的技能與資格。當然，你也可以自訂想要問的問題，如行為性問題（透過提問或追問的方式，對應聘者回答過去行為問題）與情境性問題（透過職位分析、工作細節，設計出一系列問題），或是想要避免的問題。
切記！需要再三確認過這些問題，確保這是你與團隊要的職位要求。
- 提升新員工入職文件的速度
新的員工入職，當然免除不了一堆的入職手續文件。如錄取信、歡迎郵件和員工入職手冊等。ChatGPT這時就派上用場，它可以依據你所提供的員工姓名、職位描述、薪資待遇等細節，生成你想要的文本。
這邊需要注意一點，我們應該遵循每個指令只有一個提示，避免混和不同提示，而產生文不對題的狀況。你可以先生成錄取信的文本，之後生成歡迎郵件的對話，這樣可以幫助ChatGPT利用上下文本的記憶，從之前的對話中學習，讓爾後生成的文本資訊更準確。
- 創建電子郵件提醒範本與通訊
人力資源部門的行政事務非常多，尤其是要定期發送電子郵件的提醒，如績效評估、培訓課程或是重要專案的截止日期。
第一步，你需要確認你發這封郵件的目的，什麼樣的事情與截止日期，並簡單扼要地說明。ChatGPT還可以指定與辨識出你對該事件的語調與急迫性。
利用ChatGPT為每個員工自訂義郵件並發送，能夠及時聯繫並減少錯過截止日期，甚至忽略重要的會議。
- 生成電子報內容
使用ChatGPT 可以幫助公司生成專屬公司的電子報，針對特定主題、新聞讓員工了解最新公司動向，強化公司內部文化還能提高員工團隊合與向心力的感覺。
結語：
了解以上ChatGPT的使用方法後，人力資源專員可以更快速簡化煩悶燒腦的行政任務，省下寶貴時間，可以讓你更專注於複雜的任務上。
從製作職位描述到準備面試問題，最後到電子郵件提醒的範本，我們都不可否認ChatGPT在自動化的流程提供不少的幫助。如果你現在還沒有嘗試使用它，那麼可以利用本文教學開始你的第一步。
資料來源：Makeuseof
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