【團隊協作力】重塑商業會議　使用生成式 AI 工具提升溝通效率

作者／王裕玲

在當今快節奏的商業環境中，會議效率的優化成為了提升工作效能和團隊協同的重要因素。AI 技術不僅變革了數據處理和日常任務的自動化方式，還改變了我們與信息和工作流程的互動方式。生成式AI 工具在這方面尤為關鍵，它們為提高效率、增強創造力並節省寶貴時間開闢了新的途徑。從撰寫會議邀請到會議紀錄的整理，AI 的應用範圍正在迅速擴展。

這些工具不僅能夠節省時間和資源，還能促進更有效的溝通和決策過程。在這篇文章中，我們將深入探討如何善用三種生成式 AI工具，以提高會議的效率和成果。

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1、ChatGPT：清晰的會議邀請

ChatGPT可以用於撰寫清晰、專業的會議邀請信。它能夠根據您提供的關鍵信息（如會議目的、時間、地點和參與者）生成架構清楚的邀請信。這不僅節省了撰寫邀請信的時間，還保證了所有必要資訊的準確無誤地傳達。此外，ChatGPT 可以根據不同的受眾和情境調整語氣和風格，確保邀請信既符合專業標準又能客製化。

對於非英語母語的商業人士來說，它可以快速協助擬定正式的英文商業信件，在輸入基本的會議資訊和要求後，它會生成結構清晰、語言專業的英文邀請信。此外，如果已經有了一份草稿，但內容過於冗長或重點不明，ChatGPT 也能協助改進，使其更加簡潔和到位。

2、Gamma：高效的摘要簡報製作

Gamma 是一款能夠快速生成會議摘要和簡報的工具。透過 Gamma，您可以將會議內容或討論的主要點輸入系統，它會自動生成結構化的摘要，搭配適合的圖片，變成有吸引力的簡報。這不僅提高了會議後整理和分享重要資訊的效率，也使得回顧和溝通變得更加容易。

Gamma 的使用時機很適合需要與團隊或利益相關者共享資訊的場景。不僅節省了大量手動整理資料的時間，也使得會後的溝通和行動計劃制定更加高效。

3、Vocol AI & SeaMeet：即時的會議紀錄

Vocol AI 專門用於生成會議紀錄。它能夠即時錄音並轉換成文字，提供高精確度的會議紀錄。這個工具特別適用於需要詳細記錄討論和決策過程的場合。其實現有的語音轉文字工具不少，但實際上台灣會議常會出現中英夾雜討論的狀況，近期新發現 SeaMeet 工具，就是專為此種場景提高辨識能力，讓逐字稿與摘要的精確度提高。

儘管距離精要的會議紀錄產生還有一段距離，但從現在的工具發展來看，正逐步提高了記錄的準確性，也確實節省了當下有專人手動記錄會議的時間，使團隊成員能夠更專注於會議本身，提高會議的整體生產力。

隨著生成式 AI 技術的發展，商業溝通和會議管理的方式正在經歷顯著的變革。從準備會議的初步階段到會後的整理和分析，這些 AI 工具都在提升整體的效率和溝通質量。這不僅節省了時間和精力，還提高了決策的質量和團隊的整體生產力。對於忙碌的商業專業人士而言，利用這些工具可以更好地管理他們的時間，從而專注於更具策略性和創造性的任務。未來，我們可以預期這些工具將繼續演進，為商業溝通帶來更多的便利和創新。

※更多ChatGPT相關訊息，請參考【生成式AI創新學院】。

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