【團隊協作力】會議主持人如何降低自我存在感　提高場控能力

作者／王裕玲

對上班族來說，這是一個常見的場景：會議經常跑題，主管宣布需要延長會議時間。會議中往往沒有人願意發言，結論遲遲無法形成。討論達成的共識，在會後卻又看不到落實的進度。

在任何會議中，主持人是否應該是焦點呢？雖然主持人看似站在台前，實際上更應扮演好幕後的角色。因此，一場成功的會議，其實是主持人的存在感越低越好。

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要想成功主持一場會議，首要前提是參與會議的每個人，都必須清楚會議的目標及應完成的預備工作。無論是在制定會議計畫、進行會議，還是會後的階段，以下幾點是成功主持會議的關鍵：

參與人員的配置

在發出會議邀請時，可主動選擇較活躍的部門內同仁或是跨部門人員參與。會議開始前，主持人積極向與會者打招呼，並告知期望他們在會議中發揮作用，引導關鍵人物發言。

會議工具的使用

利用會議工具來控制時間同時提升討論的有效性。事先將會議資料以紙本或電子檔形式提供給參與會議的人員，讓對方感受到會議的重要性。使用沙漏、計時器或是分組討論的線上會議工具，可以增進溝通效率。大型會議中常見準備好的紙筆，也是在像與會者預告該場會議需要紀錄重點。

場地的安排

許多公司在舉行線上會議時，會規定使用特定軟體，如Google、Zoom、Teams，或是企業版通訊軟體如Lark、Ding Talk等，這些工具都具備會議錄製功能，便於未能參加的員工查閱會議內容。另外，安排現場會議的地點也是一種溝通方式，專門預定的會議室能傳達出不同的緊張感。許多公司會選擇在飯店或度假村等較休閒的場所舉辦開放式的交流會議，目的是促進團隊成員間的情感交流。

接下來，有效的場控便是正式進入會議時的主持人最重要的任務，會議前的積極溝通是成功主持的關鍵。例如，如果你是團隊的一員，平時與上層的交流較少，籌備會議時便是向主管請教其期望的會議形式和目標的絕佳時機。根據團隊的氛圍，如氣氛低落或緊張時，主持人可以與主管討論如何透過發言鼓舞團隊士氣。

同時，在會前與同事預告主管所關心的議題，提前知會幾位關鍵同事，請他們在討論中積極發言，可以使會議更加流暢，也有助於激發其他同事的主動參與。面對跨部門的會議，如果某部門準備了過多的簡報內容，作為會議主持人，可在發言前提醒該部門的時間限制。

最後會議完成，會議紀錄最好在一小時內完成，並分發給參與者及關鍵人員，並在適當的時機，譬如茶水間、隔天的早會時，主動確認對方是否有任何疑問或是否需要幫忙，這也是展現團隊協作精神的一種方式。

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