【向上管理術】有效與主管1 on 1的4大準備
作者／王裕玲
企業中常見的管理會議之一是與主管進行一對一會談，這是最能展現自我成果和學習溝通的個人時間。 “1 on 1 Meeting” 源自美國矽谷企業，近年在台灣企業中也盛行。然而，亞洲文化中，與主管上下關係的緊張性，若未能事前好好準備時，常會處於雜談中即草草結束。
1 on 1的最終目的是透過人材培育和組織活化，進一步提高企業的生產力。透過主管與團隊各個成員的個別溝通時間，找出員工的個人優勢，促進成長或提高對於工作的熱情和使命感，當然也包括維持或建立良好關係。
當得知公司進行 1on1 時，在與主管會談之前，以下是四個有效準備：
1.備妥資料
與其讓對方掌控談話權，不如準備日常工作中想學習或溝通的主題。譬如以月/週的檢視工作課題，提出個人見解和提案。如果在短暫的溝通會議中能夠獲得主管的教導與建議，不僅能夠自我成長，還能有助於主共同解決問題，提高價值感。準備有關主題的資料或議題，如果有不確定的事物，不妨問問主管，以保持對話的有效性。
2.表達清晰與聆聽尊重
當主管提出想法和解決問題的建議時，請保持眼神交流和適時自然的點頭回應，這樣可以建立基本的信任感。如果允許，使用手寫筆記比使用電子產品記錄更有尊重感，也更容易進行眼神交流。在表達個人觀點和想法時，使用微笑和清晰、明確的語言，如果是需要思考後才能回答，也可在第一時間說明需要一些思考的時間，然後在會後透過書信或預約時間讓對方了解，避免產生誤解。
3.打開心房尋求合作
對於主管來說，也需要充分聆聽團隊每個成員的心聲，才能保持團隊的正面成長。因此，如果員工專注於自我表現或選擇安全安靜的發言，會議就失去了效果。自我表現可於日常的業務會議中展現。而在一對一的會議中，放下心防與主管合作，實現共同目標，實現雙贏，這樣可以使團隊更有效地提升。放下心防並不是指透過抱怨或吐露負面情緒的方式，而是試著坦誠表達工作上遇到的問題，包含工作熱情或人際關係的觀察，要用積極和簡潔方式表達，讓雙方都能放下心防。
4.回禮並創造下一次的機會
在會談結束時，禮貌地感謝對方提供寶貴的交流時間，並通過電子郵件會議記錄發出感謝信。這有助於下一次會議的反饋，甚至是與主管共同創造的成長記錄。對於忙碌的主管，也能節省評估和考核的資料工作，如果有機會，記得創造下一次一對一交流的機會。
在了解了4大有效率的心態與資料準備後，簡單快速的筆記重點如下：
- 備妥資料：準備有關話題或資料，以保持對話的有效性。
- 聆聽與尊重：聆聽主管的意見，尊重雙方不同的意見與觀點。
- 清晰表達：使用清晰、明確的語言表達自己的意見，並注意發言前的表情。
- 具體目標：提出具體而明確的成長目標，並與主管對齊目標進行協商。
- 解決問題：在會談中找出問題，並討論學習可行的解決方案。
- 適時提問：如有不確定的某些事情，不妨問問主管
- 尋求合作：與主管合作，達成共同目標
- 感謝回饋：會談結束時，表現感謝並適當地爭取下一次再見的機會。
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