【職場二三事】掌控時間的5個技巧 讓工作更有效率
編譯/龔鈺翔
時間是一種抽象的東西,而我們該如何有效管理也是一門學問。你是否常覺得時間不夠用,尤其是日常生活中需花費我們大量精力與時間,讓我們有種喘不過氣與被淹沒的感覺,而感到無助。
雖說我們人本身就不能真正控制時間,但可以控制如何利用時間,花一小時高品質的時間比花十小時無所事事要好。在這篇文章,將可學習如何高效運用時間。
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時間掌握架構
- 追蹤:紀錄目前如何使用你的時間,這能確定你可改進的地方。
- 設計:為自己制定一個目標,你想如何使用時間而制定的計畫。
- 最佳化:發現更有效率的利用時間。
- 行動:為你設計的計畫實際付出行動,充分利用時間。
- 檢查:定期檢查進度,必要時更改計畫。
- 追蹤
追蹤自己的時間,可幫助自己發現在哪裡浪費時間,找出這壞習慣,做出改變可提高工作效率。我們可以透過日曆排程看一整天有多少時間可以使用,並確定工作的優先順序達到充分利用時間。
- 設計
設計,是指你想如何度過你的時間,而建立的個人時間表。可以列出你優先想完成的任務,按照重要性與急迫性來對他們進行排序,一旦確定首要任務,就將任務劃分成更小塊、較好執行。從少量沒信心的工作開始,可讓你有動力朝目標前進。
- 最佳化
最佳化是為了找到更有效率利用時間的方法,顧名思義就是重新排列思考優先事項,我真的需要完成這項任務嗎?有沒有更好的方法來執行完成?
這些問題可幫助你確定不急不重要的事情,先推遲到後面,透過這樣讓自己先專注於最重要的任務,減少花費不重要的事情上。
另外,不急且不重要的任務但仍需完成,將其放入個別紀錄中,等到每周或每月檢查這些累積任務,是否到期或再安排完成的時間。
- 執行
Just Do It,就如NIKE所宣傳的廣告一樣。你如果計畫了那麼長的時間卻不去做,那前面所述的一切都是空談。
透過設計時間的期限,時間模塊調度可幫助你在短時間內完成高品質的工作,設定時間期限可以減少推延任務,有如帕金森定律說的,工作分配後人們會不知覺用完分配的時間,才能將任務完成。
- 檢查
執行完還是須了解事情進行得如何?也就是最後一步行動後學習機制(AAR)。
這是最後一步讓你能夠分析評估當前計畫是否需要調整,當你追蹤進度時,可以看到哪些有效哪些無效,進行調配更改。另外,時常回顧審查自己的這些成就,可以激勵自己且不會輕易失去動力。
資料來源:lifehack
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