【職場二三事】掌控時間的5個技巧　讓工作更有效率

編譯／龔鈺翔

時間是一種抽象的東西，而我們該如何有效管理也是一門學問。你是否常覺得時間不夠用，尤其是日常生活中需花費我們大量精力與時間，讓我們有種喘不過氣與被淹沒的感覺，而感到無助。

雖說我們人本身就不能真正控制時間，但可以控制如何利用時間，花一小時高品質的時間比花十小時無所事事要好。在這篇文章，將可學習如何高效運用時間。

時間掌握架構

• 追蹤：紀錄目前如何使用你的時間，這能確定你可改進的地方。
• 設計：為自己制定一個目標，你想如何使用時間而制定的計畫。
• 最佳化：發現更有效率的利用時間。
• 行動：為你設計的計畫實際付出行動，充分利用時間。
• 檢查：定期檢查進度，必要時更改計畫。

• 追蹤

追蹤自己的時間，可幫助自己發現在哪裡浪費時間，找出這壞習慣，做出改變可提高工作效率。我們可以透過日曆排程看一整天有多少時間可以使用，並確定工作的優先順序達到充分利用時間。

• 設計

設計，是指你想如何度過你的時間，而建立的個人時間表。可以列出你優先想完成的任務，按照重要性與急迫性來對他們進行排序，一旦確定首要任務，就將任務劃分成更小塊、較好執行。從少量沒信心的工作開始，可讓你有動力朝目標前進。

• 最佳化

最佳化是為了找到更有效率利用時間的方法，顧名思義就是重新排列思考優先事項，我真的需要完成這項任務嗎？有沒有更好的方法來執行完成？

這些問題可幫助你確定不急不重要的事情，先推遲到後面，透過這樣讓自己先專注於最重要的任務，減少花費不重要的事情上。

另外，不急且不重要的任務但仍需完成，將其放入個別紀錄中，等到每周或每月檢查這些累積任務，是否到期或再安排完成的時間。

• 執行

Just Do It，就如NIKE所宣傳的廣告一樣。你如果計畫了那麼長的時間卻不去做，那前面所述的一切都是空談。

透過設計時間的期限，時間模塊調度可幫助你在短時間內完成高品質的工作，設定時間期限可以減少推延任務，有如帕金森定律說的，工作分配後人們會不知覺用完分配的時間，才能將任務完成。

• 檢查

執行完還是須了解事情進行得如何？也就是最後一步行動後學習機制（AAR）。

這是最後一步讓你能夠分析評估當前計畫是否需要調整，當你追蹤進度時，可以看到哪些有效哪些無效，進行調配更改。另外，時常回顧審查自己的這些成就，可以激勵自己且不會輕易失去動力。

資料來源：lifehack

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