【職場二三事】聽到下屬抱怨時 主管你該做什麼
編譯∕龔鈺翔
在職場中,多少會聽到一些埋怨工作量太大,不堪重負的下屬,又或者是抱怨主管的管理風格不好等此類負面問題,有這種負面情緒在所難免。不過,最重要的是管理者要如何面對這種問題,普遍管理者第一反應是制止,甚至批評和懲罰,第二是輕度勸導,卻不痛不癢,導致爆發下一次的革命。
![有時下屬的抱怨並不是理性的,而是需要主管本身感性的理解和認同,所以管理職應加強提升共情能力。](https://www.technice.com.tw/wp-content/uploads/2024/08/complain-1024x535.jpg)
身為主管,處理下屬的抱怨非常重要,處理得當可以撲滅抱怨人的火,處理不當,可能破壞兩者之間的好感度,降低信任度。這樣的問題是否讓你蠟燭兩頭燒?所以管理者應想方設法解決問題,而不是第一時間懲罰,因為這是最不理智的行為。以下4點,教你如何解決團隊衝突和矛盾:
先與抱怨者表達謝意
這就像收到反饋一樣,提供建議的人其實也是冒險的,他需要擔心受怕因此行為被冠上抓耙仔的稱號。所以,承認任他們的積極,瞭解這次抱怨的主題和背景後,最後感謝他們的建議與反饋。
察言觀色
管理者普遍具備兩個特點,就是察言觀色與溝通。身為主管,如果無法察覺下屬的神態,那麼團隊就很容易發生異常。例如效率低下、安靜離職、甚至發生衝突都不知道。所以分析抱怨者提出的問題的同時,察覺他們的情緒,像是呼吸急促、臉紅耳赤等,請先讓他們放鬆,讓後慢慢安撫他們的情緒,並積極傾聽。
澄清並找尋抱怨者的觀點
面對他人的抱怨,首先需要分辨出這是在發洩情緒,還是真的希望解決問題?因為有些人無論碰到什麼大小事,都會發些牢騷。一件事情與問題的方方面面太多,所以重複確認問題的重點,結合你與抱怨者的角度想法去看待問題,不急不躁,認真傾聽,找出抱怨的背後原因。
如果管理者能聽懂下屬抱怨的原因,除了可以讓下屬累積的苦衷表達出來,還能釋放負面情緒。
管理者積極著手處理事情
別等下屬失望了,最後鬧到離職才開始處理事情,那已經來不及了!如果事情是管理者自己問題而造成,那就積極改進失誤,贏得下屬的信任。如果是下屬本身自己的原因,必須要做到對事不對人,對事情本身講道理,讓下屬知道你要採取什麼管理方式來應對。
此外,對無中生有的抱怨需要積極處理,及時消除負面影響,因為這就像病毒一樣會感染整個辦公氛圍,讓辦公氛圍恢復正常運作。
結語:
有時下屬的抱怨並不是理性的,而是需要主管本身感性的理解和認同,所以管理職應加強提升共情能力,站在下屬的角度看待事情,會有不一樣的管理風格。管理者積極傾聽下屬需求,雖說不一定能夠認同他們的想法,但一定要理解他們在抱怨什麼。
資料來源:Forbes
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