【團隊協作力】有效與團隊舉辦高效會議的4大準備
作者／王裕玲
有效聆聽並同時提升溝通，能夠準備好一場高效會議，並讓眾人心情不累的軟技能，是各主管所需要的人材。無論是企業中常見的早會、管理會議，還是各種業務與專案進度的匯報，每天都有不同的會議。這些會議背後最終，也是唯一的目的即是「解決問題推動進度」。作為一個高效的會議主持人，這是最能展現自我成果和學習溝通的時間。然而，在亞洲文化中，由於與主管之間的上下關係的緊張性，許多人不願意主動擔任。若未能事前好好準備，常會草草結束會議，而需要再加開「下一場會議」。
如何主持一場能夠推動團隊高效執行、對齊目標的會議呢？以下是四個有效準備：
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- 扮演好會議主持人的角色
身為會議主持人，不僅是為了展現自我或獲取高層賞識。主要任務是確保整體進程順暢以及目標實現。當主持會議時，首要任務是確保所有人都關注此次會議並積極參與討論。可以將自己的角色視為「行為設計師」，確保所有利害關鍵人達到共識。設計師的特點是有明確目標且不會偏離，且有強烈的責任感。會議中的挑戰包括人們容易分心的注意力，或想展現自我、想成為焦點的成員。如何避免「浪費所有人的時間」並控制整體進程，設計好的會議中，主持人其實是低調的，讓會議就像一場藝術作品的展現。 - 拋出話語權，掌控時間感
我們在會議中常見一種情況：同事私下有很多意見與抱怨，但在正式的會議中卻不發言。或是意見領袖者有很多詳細的資料，在會議中使用大部分的時間進行表述。這兩種不平衡的現象，通常是主管不想看到，但又不容易提及的。因此，會議主持人的準備應該包括事前的溝通和制定明確的規則。例如，會議的目標、每人發言時間等，並將會議資料提前給與會者，清楚地向參會人員傳達會議的重要性和急迫性，可以使會議進程更為順暢。 - 設計好決策者與互動者
將會議升級為一場高價值的場景，需要主持人事前和主管取得共識。如，確認會議的目的、形式和時間安排，並對齊此次會議中主管希望達成的最終目的。且預先設計好在會議中哪些重點議題需要主管進行決策，避免會議進行時出現無意見或無進展的尷尬情況。並設計互動者，保證主要的參會者的發言溝通。對於多個議程的會議，通過互動者的優先表訴，提高議題的重要性，保證重要議題得到優先討論。 - 聰明地開啟飛輪模式
結論與下一步，是會議的產出結果。主持人最終的高光時刻在這個環節中可以巧妙地展現。請訓練自己的專注力，在議論中清楚記下以下三個重點來結束會議，同時開啟團隊趕快動起來的飛輪模式。
第一，決議是什麼？明確的下一步的行動是什麼？
第二，每一項行動的責任人是誰？誰負責執行？
第三，起始時間。
最後為了緩解會議的緊張氣氛，總結時把所有人的意見表達清楚，讓要事變成所有人的事。宣布散會的這一瞬間，趁大家還沒有離開會議室前，試著說點輕鬆的感受亦或是表達讚美甚至是提供正面反饋。不過度表現得令人討厭，也達到了協助長官推動士氣的效果。
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