【向上管理術】如何以流程保障進度報告 掌握三個關鍵整理讓匯報高效呈現
作者／王裕玲
每當提到「流程」，許多人內心浮現的可能是冗長的文書、繁瑣的機制、甚至是繁重的官僚主義。但實際上，流程之所以存在，是為了提供一個清晰的方向，讓工作更具效率和方向性。尤其對於需要向上匯報的專案管理者來說，理解並掌握良好的流程可以讓專案順利推進。
首先，我們要問，為什麼公司需要「流程」？
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- 解決複雜所帶來的混亂
在繁複的專案中，總會有諸多不確定性和變數。一個清晰的流程能夠指引團隊前行，確保每個關鍵節點能在混沌中保持方向，不至於迷失。當需要向上報告進度時，有了既定的流程，可以迅速地整理出重要的資料和進度，將報告內容以精確又具有說服力的方式推進。 - 減少試錯所帶來的損耗
專案中的失敗與嘗試是無法避免的。但如果每次都在重新發明一次新專案、新軟體，損耗將會非常大。流程提供了一個最佳實踐的框架，並參考過往的覆盤流程下，能讓新的專案借鑑過去的經驗，避免再次犯同樣的錯誤。 - 規避責任權利對等的漏洞
這種現象通常在大型新專案時容易出現的管理核心課題。當一個新任務被指派下來，倘若責任、權力與利益未能明確化時，組織成員的投入便難以平衡，專案的進行往往會受到影響。因此，在專案一落下時，第一部便是定立出清楚的流程，第一時間與上級爭取「人」「資源」「權力」。即可在專案從零到一時，確保每位成員都明白自我的角色與期望。
以下分享一個例子：
在經濟發展趨於飽和的市場中，現今不少大型企業正面臨「組織內部創新」和「組織轉型」的壓力。特別是在傳統體制中成長的企業，常見於家族企業中，新型專案流程的模糊。想像一下，在這樣的組織下，一個由上而下指派的新軟體開發專案，其中所有成員皆是初次參與此類型專案的新手。當組員們彼此皆不知道誰才是專案的負責人，且預算和目標都不明確下，你會如何與上級共同釐清呢？
- 明確責任與資源分配
誰是確切的目標責任者？在專案中遭遇需要跨部門協商的情況，應該明確界定每一位的角色和責任。同時，我們也應該確保有足夠的權力和資源來推動專案。首先要讓上層明瞭，在新專案中如果僅有大量的責任但沒有相對應的利益，最終只會使得專案進展緩慢。
- 避開專案中的三大隱憂
即使有再完美的規則和分配機制，組織中仍可能出現盲點。特別是新老員工在價值觀上的碰撞，容易造成“關鍵時刻找不到人”、“遇到問題推責任”或是“感覺不到任何利益”等讓專案進度落後的情況產生。
- 要事第一，再談下一步行動
當你手頭有一個重要的專案，需要定期向上級報告進度，應避免冗長的流水帳報告。請記得一個口訣「要事第一、行動第二，結論第三」這樣的結構，可以確保不過度消耗上級與同事之間的時間，同時也能高效獲得所需的資源。
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