軟體業 PM 在撰寫文件時需建立的4種心態：寫的再好也不一定有人看！｜專家論點【Mr.T】

曾經講過 PM 需要撰寫的常見文件與容易遇到的分歧，或許仍然有不少朋友們對於寫文件的認知有不同觀點，對於 Mr.T 而言，期望來分享我們在寫文件時，需要有幾個心態的建立！

文件撰寫的心態建立

一、透明化的重要性 – 寫文件不是必須，但不能沒有

為什麼有文件？在大家腦中想像必定不同，同樣口頭一句話也有不同的解讀，白紙黑字寫下來有助於彼此理解，儘管文字上仍然可能有分歧，但藉由圖文表達和撰寫的精細程度，可以幫助我們回溯記憶與減少溝通誤差。
有些人倡導不需要會議、也不需要文件的自組織，只要有共識即可，這我就不同意。因為人數一多，要傳達知識，不是口耳就是閱讀，而透過文件的非同步溝通再重要不過。

二、沒有完美的文件

可以套用敏捷宣言常見的一句話「可用的軟體重於詳盡的文件」，常常聽到期望先寫出好的文件再進行開發，而這觀念就時常常本末倒置，錯過開發的時機、產品上市的時機，或是導致 PM 的文件很常被退件，導致需要時常加班的元兇。此時，重點應該要擺在「大家要到什麼程度才算看得懂」。
我們要將事情從 0 分做到 60 分很容易，從 60 做到 80 分還需要一些努力，但要做到 100 分就需要耗費太多精力與機會成本，先思考，真的有意義嗎？

舉出最明顯的案例，常常是開發人員的卡關可以由一兩句話和在白板上解決，可能會被說「好的我了解，那等你寫到文件上我再來實作，這一次上版就來不及了」，豈不就錯過時機點呢？這關鍵在於大家的合作默契，並不是每次都要忽略文件，而是必要時執行先做、文件後補。

三、文件寫的再好都不一定有人看

建立再完美的索引標籤、再完整的規格文件，都有可能因為數十份文件、埋沒在 Google Doc, Sheet 文件海，而不知道該從何找起。也不能說這樣就不寫。
撰寫文件的好處有兩個，一是為了幫助自己喚醒記憶。如果有分歧也不必過度爭吵，而是大家在同一艘船上，寫的更好；二是知識需要累積與傳承，組織擴大與轉移階段，交接產品和專案時，這就是非常好用口頭搭配文件的手段。

四、規則是死的、人是活的

市面上流傳總是要有 A 文件、B 文件、C 文件曾能行走天下，殊不知如果總是被流程卡死，那我們不就變成「文件製造工作者」？我們必須要不斷保持觀念「文件是誰在看」、「看這文件預期有什麼幫助」、「時間不夠時哪些內容是必須、哪些內容可以後面補上」。

小結

文字其實滿有力量，在撰寫規格文件的過程中，常常幫助我們 PM 發現思考的邏輯缺陷、幫助我們回顧製作產品的細節，對於產品開發前期與當下有幫助，講遠一點，更是有幫助 PM 們在轉職時更能想起「過去自己在做什麼」，畢竟不太可能有人還記得兩年前的此時此刻在做什麼產品、遇到什麼困難、怎麼解決的細節。

另外告訴大家個小秘密，通常大家看完這篇文章，都會頭頭是道，覺得沒錯本來就該如此，今天無論你是身為主管、職員大致都會這麼認為，當事情遇到的時候，往往就會被要求「你這地方沒寫欸，這樣我不做某某事情喔」、「你這地方沒寫唷，這樣不專業吧」，這些諸如此類的現實議題，值得大家思考的課後議題。

如果是你，會怎麼做？

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