善用NotebookLM 讓你成為職場中的知識管理高手｜專家論點【鄭緯筌Vista】

作者：鄭緯筌（專欄作家，「臺灣電子商務暨創業聯誼會」共同創辦人，前「APP01」網站總監、《風傳媒》產品總監和《數位時代》雜誌主編）

隨著人工智慧技術的迅速進步，現代職場已進入一個資訊爆炸的時代。職場人士每天面臨的資訊量急速增加，各種文件、報告與專案資料數量之多、更新速度之快，令人眼花撩亂。在這樣的環境下，如何高效地整理、理解和應用這些大量資訊，成為提升工作效率的關鍵。然而，現有的工具大多只能提供基礎的數據處理功能，無法真正實現深度的知識管理。相較於ChatGPT和Perplexity等其他主流AI工具，NotebookLM提供了更豐富的知識管理功能。

2023年，Google公司正式推出NotebookLM。與ChatGPT和Perplexity等AI工具相比，NotebookLM的設計著重於結合文件、影片資料的知識管理，同時具備高度針對性的智慧筆記功能。眾所周知，ChatGPT是一款通用型的對話AI工具，善於解答各種問題、進行對話以及提供創意建議，適合廣泛的應用場景；但它缺乏對長篇文件的結構化分析能力，在面對大量資料時並不具備深度整合和自動總結功能。而Perplexity則是一個更聚焦在搜尋和問答的AI工具，結合了即時搜尋引擎的功能，方便用戶查詢網路上的最新資訊。然而，它主要解決的是即時性的資訊需求，並不適合處理和組織用戶自己的文件資料。

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NotebookLM不僅是一個好用的AI筆記工具，更針對個人和職場知識管理需求所設計。透過其多文件整合、智慧總結與建議等功能，NotebookLM能夠深入分析用戶上傳的多個文件，生成結構化的資訊和問題，幫助用戶在複雜資料中發現關鍵點，提升分析和決策能力。對職場人士來說，NotebookLM的出現提供了以往無法想像的知識整合和管理能力。

NotebookLM的核心技術基於自然語言處理和機器學習，能夠將文本資料轉化為易於理解的摘要和分析結果，使職場人士不再需要逐字逐句地閱讀冗長的文件。NotebookLM的設計理念不僅針對筆記管理，而是全面的知識管理，讓用戶能夠在資料的海洋中精確地抓住重點，並根據需求深度挖掘資訊。這款工具的功能不僅適合學術研究，對於各行各業的職場人士來說，NotebookLM無疑是增強工作效率的利器。

NotebookLM的功能豐富且強大，具備多種與職場需求高度契合的特色。當用戶上傳文件後，NotebookLM可以迅速讀取、分析內容，並自動生成關鍵摘要。這對於職場人士需要快速掌握大量資訊的場景非常適用，例如，在收到一份複雜的市場分析報告或技術文件時，NotebookLM可以透過自動提取文件的核心觀點，幫助用戶迅速獲得資料的全貌，節省了逐字閱讀的時間，讓重點內容更清晰地展現在眼前。不僅提高閱讀效率，還能幫助用戶在短時間內整理出所需的資訊，為後續的決策提供基礎。

NotebookLM的第二個特色是其關鍵問題生成的功能，這也是它有別於傳統AI筆記工具的重點。NotebookLM可以根據文件內容自動生成相關問題，引導用戶深入思考，幫助他們探索資料中的隱含資訊。例如，在擬定業務發展計畫或設計產品推廣策略時，NotebookLM所生成的問題可以引導用戶從不同角度進行分析，發掘出更多的視角，避免在決策過程中出現盲點。這不僅促使用戶思考，還能幫助他們發現資料中的潛在價值，進而擬定出更全面的方案。

第三個特色是NotebookLM的多文件整合與關聯分析功能。職場中的很多工作需要從多個來源匯集資料，並將這些資料進行整合和比較。NotebookLM允許用戶同時上傳多份文件，並能夠自動分析這些文件之間的關聯性。無論是來自不同部門的專案報告，還是來自客戶的多元數據，NotebookLM可以自動綜合資訊，幫助用戶建立清晰的知識框架。這對於跨部門協作尤為有利。例如，當一個產品開發專案需要整合研發部、行銷部和客服部的資料時，NotebookLM可以迅速理清各部門提供的資訊，找到其間的共通點與差異，進而協助產品經理制定出一份具備全局觀的產品策略。

此外，NotebookLM還具備情境模擬與應用建議功能，這一點在客戶服務和市場推廣等職場場景中發揮了重要作用。NotebookLM能夠根據既有的資料，提供具體情境下的應對建議。好比當銷售部門的職員需要準備一份針對特定客戶的推銷提案時，可以將過往的銷售記錄和客戶回饋資料上傳至NotebookLM。此時，NotebookLM會自動生成相似情境下的應對策略，並建議用戶應該強調哪些產品特點，以吸引客戶的關注。此功能能夠有效減輕職場人士的決策壓力，讓他們能夠在有限的時間內給出有效的回應方案。

對職場人士而言，NotebookLM的功能帶來了多方面的積極影響。首先，它能顯著提高工作效率，NotebookLM的智慧總結功能幫助用戶快速獲取重點，節省大量的閱讀和整理時間。對於企業高層管理者、產品經理以及需要處理多方數據的分析師而言，這無疑是一個強大的輔助工具。它可以快速提取出資料的關鍵點，使職場人士能夠更專注於決策本身，進而提升工作效率。

其次，NotebookLM提升了決策的精準性。隨著NotebookLM生成的關鍵問題，職場人士可以在分析資料時發現隱含的問題和風險，並從多角度審視資料，這有效降低了因偏頗或資訊不足而導致的決策失誤。特別是在策略分析或市場預測中，NotebookLM能夠提供更為全面的思考框架，幫助職場人士從多維度分析情勢，加強決策的科學性和準確性。

此外，NotebookLM對於需要跨部門協作的職場場景，同樣能夠帶來巨大的幫助。有鑒於許多專案都涉及到多部門的協作，而每個部門的資料往往來自不同的來源，內容結構往往也不一致。NotebookLM可以自動整合不同來源的資料，並且梳理出資料之間的關聯性，使各部門在共識的基礎上推動專案進展，進而提高團隊協作的效率。

舉例來說，Amy是臺北某家數位行銷公司的專案經理，她的任務是為新產品制定行銷提案。在提案製作的過程中，Amy收集了大量市場研究報告、競爭對手分析、目標受眾調查結果等資料。然而，由於工作進度緊湊，Amy需要在短時間內生成一份提案摘要。為此，她將所有相關文件上傳至NotebookLM，讓NotebookLM自動生成提案的摘要。NotebookLM迅速總結了目標市場特徵、競爭優勢以及消費者偏好，幫助Amy在短時間內掌握了文件的重點。她可以根據NotebookLM提供的總結快速調整和補充提案的內容，使之更加清晰有說服力。如此一來，不但幫Amy節省大量的閱讀和整理時間，更幫她在截止期限內完成了一份高品質的提案。

此外，NotebookLM在多部門協作中的應用方面也相當擅長。Sarah是臺中某家製造公司的產品經理，她的任務是協調該公司的研發、行銷和客服部門，擬定產品上市的策略。Sarah需要整合各部門的報告，包括技術開發進度、行銷計畫以及客戶回饋。她將這些資料上傳至NotebookLM，NotebookLM自動生成一份整合策略框架，並標註了各部門的重點內容。Sarah可以根據NotebookLM的框架進行詳細的調整和補充，最終制定出了一份完整的產品上市計畫。NotebookLM在這個過程中協助Sarah快速綜合各方資料，顯著提高公司內部各部門協作的效率，更棒的是她還可以把這份筆記跟其他部門同仁分享。

NotebookLM可說是現代職場人士應對資訊爆炸時代的一大福音。它以先進的人工智慧技術為支撐，不僅解決了傳統筆記工具在知識整合和分析方面的不足，還將資訊的深度理解和應用提升到了一個全新層次。NotebookLM不僅僅是一個AI筆記工具，更是職場人士的知識管家，它不僅能自動整理大量資訊、生成重點摘要和提供決策建議，還能根據不同情境模擬最佳應對策略。這個功能對需要跨部門協作、快速應對市場變化的職場場景尤為關鍵。它能夠幫助用戶在短時間內高效處理資訊，並以更加系統化、邏輯化的方式來管理知識，這種突破性能力讓NotebookLM在職場AI工具中擁有無可取代的價值。

從快速生成提案、決策支援、多部門協作到建立知識庫，NotebookLM憑藉其智慧筆記、情境建議和多文件整合的強大功能，為職場人士帶來了前所未有的便利。隨著未來AI技術的不斷發展，NotebookLM在職場中的應用將更加廣泛、深入。對職場人士來說，NotebookLM不僅是一個解決繁瑣資訊的工具，更是一個幫助他們提升工作效能的智慧助手。它讓每一位用戶得以在充滿挑戰的職場環境中脫穎而出，專注於創造更高的價值。只要善用NotebookLM，職場人士將擁有一個高效的知識管理夥伴，這將徹底改變未來的工作方式。

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