電子郵件內容助手！8 種讓ChatGPT修改電子郵件方法

編譯／黃竣凱

在正確的方式提示下，ChatGPT 可以說是撰寫電子郵件的好幫手，不但可以幫我們將文字重新組織成簡潔的要點、修改風格和語氣、吸引注意力、檢查文法錯誤，還可以讓電子郵件更個人化以提高信件內容的品質。

因此，為了讓大家更了解ChatGPT可以如何幫上忙，以下《富比士》就為我們提供8個ChatGPT可以為我們修改電子郵件的例子：

• 列點式整理

在信件中，將重點條列式的列出來會比寫成一整段文字更容易閱讀，而若是自己不知道該如何整理，ChatGPT就可以幫上忙。只要將自己寫的內容貼給聊天機器人，並要求它「將此電子郵件重新編輯，並整理為重點列表」即可。

• 創建自動回覆內容

若是因為有事需要外出，並想設定電子郵件自動回覆時，也可以讓ChatGPT幫你寫。可以告訴它「從（日期）到（日期）我將不在辦公室，因為（原因）。因此，在此期間，我將無法收到電子郵件。請為我創建一封（自己想要的風格和語氣）的自動回覆電子郵件，並告訴收件人他們應該（怎麼做）。」

• 改善語氣

若是不知道該以什麼語氣撰寫電子郵件時，也可以讓ChatGPT修改，並告訴它：「請幫我修改這封電子郵件，我希望語氣能聽起來更（友好、直接、自信、禮貌、專業、正式、自信）」就能輕鬆改善自己信件的內容。

• 創建獨特的風格

ChatGPT也可以幫用戶寫出具備個人風格的信。如，可以告訴機器人說：「我想讓信件帶有我的個性，並讓別人留下積極的印象，能為我的電子郵件提供獨特且令人難忘的開頭和結尾問候語嗎？」就能讓機器人幫忙寫出令人印象深刻的句子。同時，也要記得告訴聊天機器人自己的職位和工作內容，以及收件對象的職位和工作內容等，越詳細越好。

• 濃縮內容

若是認為自己信件寫的太冗長，但不知道該如何簡略時，也可以將貼電子郵件貼給ChatGPT，然後要求其「將這封電子郵件的內容縮減為幾行簡潔的句子，並保持清晰、切題。」

• 吸引注意力

要讓別人點開電子郵件，信件的標題就很重要。而當因為想不出引人注目的標題而感到苦惱時，也可以問問ChatGPT：「可以為這封信生成具有吸引力的標題嗎」，並也要記得貼上自己的電子郵件內容。

• 尊重收件人

當向多個人發送同一封電子郵件時，若是能對信件做部分修改，就能讓收件人感受到信件是專門寄給自己的，並感受到尊重，進而讓業務進行得更順利。但一封一封修改總是讓人非常困擾，這時只要提供收件人資料和信件給ChatGPT，並告訴它「能幫我把我所知道的有關收件人的具體資訊加入這封信中，讓其更個人化嗎」就可以輕鬆對信件進行修改。

• 語法和拼字檢查

雖然我們在寄出電子郵件之前總會再三檢查，但不免還是會有一些不小心遺漏的地方。而這時ChatGPT就可以當成我們的第三隻眼睛，並可以要求它「檢查一下這封電子郵件的文法和拼字」。
參考資料：Forbes

※更多ChatGPT相關訊息，請參考【生成式AI創新學院】。

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