產品經理逃不過的工作內容：文件，你早晚都得學會寫
圖文／翟晟
或早或晚，你都需要精通書面表達
作為一名產品經理，我的一天充斥著各種「文件」。
如果你是一名產品經理，那你大概也和我一樣，一天被各種文件塞滿。
你有沒有想過：為什麼我們需要寫文件？能不能別用寫的，用嘴巴講就好？
在飽受文件繁多之苦後，我開始思索這個問題，有了自己的答案：
作為一名產品經理，只要持續進步，或早或晚都需要精通書面表達。
以下就和你分享我的思考。
文件帶來「真正的效率」
人人都不喜歡繁瑣的文書工作，產品經理也是人，當然也不例外。
那麼，為什麼文件仍然存在？
這是因為從整體結果來看，文件帶來效率，真正意義上的效率。
所謂的效率，體現在以下三個層面。
- 對自己：文件解放大腦，讓腦力資源用在更有價值的地方
- 對產品開發團隊：非同步溝通，讓時間從無窮會議中解放；邊際溝通成本趨近於0，同時預防出錯
- 對非產品開發團隊：確保溝通內容一致，消滅資訊落差
文件解放大腦，讓腦力資源用在更有價值的地方
對自己來說，寫文件的好處在於可以解放大腦。
大腦是用來思考的，不是用來記事的。
要記事，就用紙、用電腦、用App，用任何好用的收集工具，把腦力資源留給更有價值的事－思考。
以我個人經驗為例，當我耗盡心力去調研，設計出一種符合複雜需求方案後，我會立刻梳理凌亂的草稿紙（我習慣用紙筆做規劃），整理成清晰的產品規格文件存入雲端，把我的腦子清空，讓我能夠繼續思考下一件重要的事情。
非同步溝通，讓時間從無窮會議中解放
對產品開發團隊來說，文件這種「非同步」的溝通方式可以大幅減少會議的數量與長度。
我寫完文件，發給產品開發團隊的其他成員，他們可以各自安排自己的時間閱讀以理解需求。
如果沒有疑問，那就可以直接省下會議，減少大家的會議。
如果有疑問，那就開會針對問題進行答疑與討論。
由於所有人都透過閱讀文件建立一定的理解基礎，因此可以直接切入會議正題，能夠有效縮短會議時間。
邊際溝通成本趨近於0，同時預防出錯
那你可能會覺得：文件確實能節約其他人的開會時間，但身為產品經理的我卻需要多花撰寫文件的時間，怎麼稱得上提升效率？
我們算帳要計入看得見的成本，也要把看不見的成本計算進來。
之所以會有這個疑問，表示漏算兩項成本：邊際溝通成本與出錯成本。
用一段話說明邊際溝通成本：一句話分別說給兩個人聽，需要花兩倍的時間說；一段文字分別給兩個人讀，只需要一倍的時間寫。
從邊際溝通成本來計算效率，假設我們寫文件耗費的時間是口述的3倍，那麼當協作對象等於3個人的時候，兩者花費的時間相等；當協作對象大於等於4個人的時候，寫文件就比口述更有效率。
另一項未被納入的成本是出錯成本。
我們都有玩過傳話遊戲，只靠口述傳遞資訊，第一個人聽的的話和第十個人天差地別，這種差異在工作上會導致極高的成本。
產品開發時出錯的成本下限是推倒重來，上限永不封頂。
要預防出錯，書面紀錄是自古以來的最好工具，印刷出來的第一本聖經跟第一千萬本聖經內容一模一樣。
考慮到邊際溝通成本和預防出錯，你會發現，這樣才是真正的「有效率」。
確保溝通內容一致，消滅資訊落差
對非產品開發團隊來說，文件可以幫助產品經理確保溝通內容一致，讓其他職能的同事可以做好他們的工作。
文件給客服同事，他就能在客戶反映問題時協助用戶解決；文件給行銷同事，他就能把這個功能的價值轉換為消費者熟悉的語言。
文件除了對現在的同事有幫助，也能給未來的同事更不失真的資訊脈絡。
當新成員加入團隊時，他們可以透過文件了解過去發生了什麼，掌握來龍去脈，更好地上手工作。
精通書面表達，是提高職業發展上限之必要
綜上所述，我們對文件的價值應該有了一定的認知。
最後，讓我們回到一開始的議題：為什麼我們需要寫文件？
因為長期來說，寫好書面文件能幫助我們提高職業發展上限。
就自身而言，寫作過程中會鍛鍊我們的邏輯思維能力，思考的品質會提升，想事情能夠想得更深更廣，這能讓我們在職業發展的路上走得更遠。
就與他人協作來說，書面文件可以幫助我們和更多人協作，帶領規模更大的團隊。
這兩點，無疑能提高我們的職業發展上限。
下一篇文章，我將和你分享：作為一名產品經理，我如何撰寫文件？
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