擔任 PM 時常遇到信件問題，教你如何寫出一封高效率的 Email！(下) | 專家論點【朱騏】

在 上一篇文章 中，我提到一封高效率的 Email 應該要注重：

1. 信件標題的重要，讓收信人知道下一步動作(Action item)
2. 簡單的寫信模板，讓精神專注在想要溝通的事務上
3. 複雜的主題，透過「顏色標示」讓收信人一目了然

上篇文章已經講了「信件標題的重要性，讓收信人知道下一步動作(Action item)」，這篇文章把剩下兩點說完。

1. 簡單的寫信模板，讓精神專注在想要溝通的事務上

在《 用 KPT 法來開一場產品回顧會議 》中，我提到了使用「模板」來思考的重要性，有了模板之後，我們才能把注意力放在真正重要的事情上 — Email 中想溝通的內容。

在 Email 的開頭先簡單介紹自己的公司與職位後，我會按照以下的模板來寫 Email：

1. 先寫這封信的結論
2. What：發生甚麼事
3. Why：為什麼會發生這件事、或為什麼我要寫這封信
4. How：如何解決(如果在整體解決方案不明的情況下，可以省略)
5. Action item：條列自己或對方下一步需要做甚麼事情

讓我們以「(請幫忙) 檢查 Auth API, Price API 更新問題」當作範例說明：

Hi XXX,I’m PM — Henry. Please help us check Auth and price update API on Hotel YYY.

• What : We found Hotel YYY keeps encountering Auth and price update errors.
• Why : (Auth issue) There might be someone keeps trying to login through this Hotel account.(Price issue) If the Hotel can’t update price correctly, it might sell the wrong price to customer and lead to bad booking experience.
• How : Please refer to the attachments for further details.
• Action item : Check the API logs and inform the Hotel double check their Hotel price and account security.

2. 複雜的主題，透過「顏色標示」讓收信人一目了然

我在和一家澳洲公司的技術窗口聯繫時，發現對方的 Email 內容組織非常清楚。在往返的信件中，對方窗口必須跟我們解釋 API 規格上需要調整的項目，這些項目主要是「XML 結構調整(程式碼的結構)」，大致上會長的像下面這個樣子：

如果單純看文字敘述，光是把問題看完眼睛都花了，更不用說要理解問題的細部內容…

但我意外的發現，對方很貼心的用「顏色標示」讓相關項目可以一目了然的「連結」起來，仔細想想這背後的原理相當簡單：人會優先注意顯眼的項目，同時能將相似性質的項目自動連結在一起。

如果要寫一封複雜的 E-mail，試試看將「重要名詞」用同樣的背景顏色標註吧！

3. 總結

希望這三個小技巧可以幫助大家寫出一封封具有高效率、又能夠讓收信人快速理解的E-mail。魯迅曾說過：

生命是以時間為單位的，浪費別人的時間等於謀財害命，浪費自己的時間等於慢性自殺。

讓我們每天多節省幾分鐘，把生命浪費在更美好的事物上。

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