【課堂筆記】如何使用ChatGPT最大化你的時間生產力？｜Simon (11/3)

講師：Simon

AI成長王－YouTube頻道主理人
俺要成長－網站站長

專職為藥師，自身有斜槓經營一個理財投資與個人成長的Blog網站，以及AI 主題的Youtube，而在頻道中主要透過分享ChatGPT的應用技巧、與其他AI工具的操作分享，來幫助大家提升個人生產力！

前言

大家是否曾經想過，我們每個人的一天都是24小時，但為什麼有些人可以完成一般需花兩天時間才能完成的事，而有些人卻可能花上一整天的時間，卻連完成一件事都有困難呢？其實這樣的差異可能就來自每個人的時間管理技巧不同。如果你/妳有拖延症也不用擔心，因為我們將在本次課程中告訴大家，如何善用ChatGPT幫助我們進行時間管理，讓我們在工作或學業上都能夠事半功倍。

一、ChatGPT優化生產力核心策略

以往當我們要進行時間管理時，通常都會以學習到的時間管理技巧，像是時間管理四象限，來幫自己擬定一份工作時間表。而ChatGPT的出現則可以幫助我們節省自己設計工作時間表的時間，很快地幫我們整理資訊並產出工作時間表的架構，也可以針對時間管理的不同問題提供建議。

時間管理有兩個重要概念，即「分類」與「排序」。分類是指在進行時間管理時，我們可以依照任務的重要度或時間急迫性，將任務適當地分類；排序則是思考如何將手邊的任務安排優先順序。在任務分類方面，我們可以提供ChatGPT目前手邊的任務，並請它運用我們先前學到的時間管理四象限或其他時間管理技巧，幫我們分類工作任務，也可以請它在回應中也針對每項任務分類的原因，供我們判斷分類是否妥當。在任務排序的部分，我們則是可以在提示中先請ChatGPT幫助我們區分手邊工作的重要性，並將我們的職業/職位告訴它，請它幫我們排列出任務的優先順序。另外，如果我們有購買ChatGPT-4，那麼也可以開啟ChatGPT的「Advanced Data Analysis」功能，來安排一天的行程表。我們只要開啟該功能後，提供ChatGPT日常固定的時段、工作任務清單與工作需求，再請它以表格方式幫我們安排當日的行程表即可。我們也可以直接告訴ChatGPT幫我們輸出Excel表，讓我們得到一個工作行程的Excel檔。

除此之外，我們也可以把ChatGPT當作回顧工具，幫我們評估當前任務的執行狀況以及後續應如何進行，進而優化我們的時間管理。我們只要將本周預計完成或執行的任務以及目前任務狀況告訴它，並請它評估任務的完成情況與建議，且在回應時要將兩者分開表示，ChatGPT就會清楚地幫助我們分析目前任務的執行狀況，並針對目前狀況給予接下來的執行建議。不過我們也要提醒大家，在利用ChatGPT進行時間管理時，有時也會發生它的分類判斷標準與我們不符的情況，此時我們可以在提問中加上自己的分類或排序準則，並不斷地與ChatGPT對話，來優化我們的時間管理。

二、透過ChatGPT提高學習效率

除了進行時間管理外，我們也可以利用ChatGPT提高學習效率。我們學習時是否能夠有成效，有賴於如何將目標（想要獲得怎樣的結果）、輸入（對知識的吸收）、輸出（應用所學的知識）有效結合。因此，我們接下來就要告訴大家如何讓ChatGPT透過這些概念幫助我們優化學習的流程並提高學習成效。

首先，由於時間與資源有限，我們在開始學習新知時必須在有了目標後先擬定一套學習計畫。一個好的學習計畫需要有一個具體清晰的學習目標，也就是我們想要在學習時達到何種程度。另一個關鍵則是要知道我們有多少時間可以投資在學習該知識上。以學習日文來說，我們可以告訴ChatGPT我們想要學習日文，達到N3的程度，預計投入6個月的時間學習，並請它幫我們製作學習計畫，我們就可以依照ChatGPT的回覆再根據自己的需求調整學習計畫囉。

有了學習計畫後，我們就可以開始依照時間表學習了。不過，當我們在學習新的知識時，時常會遇到難以理解待概念，而此時我們也可以請ChatGPT提供我們解釋。以核磁共振的概念為例，較為簡單的問法當然就是直接請ChatGPT解釋何謂核磁共振。然而專業的知識有時是即便用中文解釋我們也看不懂的。因此，我們可以在給ChatGPT的提示中告訴它，我們是一個毫無相關專業背景的普通人或初學者，請它以簡單或譬喻的方式，簡單地解釋何謂核磁共振。如此一來，ChatGPT就會以較淺顯易懂的方式和語言解釋艱澀的概念。

最後在學習過程中評估當前學習成效的有效方式之一就是考試測驗了。因此，我們也可以在學習新知後，請ChatGPT設計問題幫我們檢測目前的學習成效。假設我們剛學完牛頓三大定律，就可以請ChatGPT提供10個選擇題讓我們練習。待我們回答完問題後，也可以請ChatGPT提供題目的答案與解析，幫助我們理解新學的概念。必須注意的是不管是解釋新知或解析題目，我們都要對ChatGPT的回應抱持懷疑的態度，在看到ChatGPT疑似錯誤的回應時必須小心地求證，避免被ChatGPT一本正經胡說八道的老毛病給糊弄了。

三、利用ChatGPT打造高效工作流程

我們也可以利用ChatGPT打造高效工作流程，讓ChatGPT幫助我們提高工作效率。在利用ChatGPT或其他AI工具協助我們的工作時，其背後的思維邏輯基本上可以分為三步驟。首先，我們可以先試著將原先的工作流程SOP化，整理出一套固定的工作流程。接著，我們就可以開始篩選步驟，從SOP當中思考哪些工作環節是必須我們自己完成的，哪些是AI可以提供協助的。最後則是挑選AI工具，依照篩選出的步驟找出適用於特定工作環節的AI工具進行運用。

在SOP設計方面，當我們接到新的工作任務若不知道從何開始，就可以請ChatGPT幫助我們整理出一套SOP。以商業網站設計為例，我們可以告訴ChatGPT我們是一名網頁設計師，目前需要設機一個商業網站，並請它幫我們制定一套SOP。此時ChatGPT就可以很快地提供我們網頁設計的流程，我們則可以將此流程作為架構，並依據自身需求進行微調。

除了SOP以外，我們在工作中也時常需要撰寫文案，包含履歷、給客戶的提案內容、影片拍攝講稿或英文信件等，這樣的文字處理任務，當然就相當適合ChatGPT這樣的大型語言模型協助我們處理。以撰寫邀請函為例，我們只要請ChatGPT幫我們撰寫一封吸引人的邀請函，並提供我們的背景/職位、信件目的與信件內容給ChatGPT，它就會幫我們寫出邀請函的內容了。當然，ChatGPT所產出的內容僅供我們作為信件內容的架構，我們還是必須依照現實情況進行調整。

接著，我們在工作或學習的過程中常常會發生前置時間太長的問題，而這個問題的根本原因，很可能就是因為我們花費大量的時間在進行資料蒐集與整理上。因此，我們可以利用ChatGPT-4來幫助我們加快資料的整理速度。假設我們為市場調查的員工，目前手上已有市調結果的Excel檔，我們就可以將此檔案餵給ChatGPT-4，並請它幫我們整理資料。我們可以指定它要將市調結果分為幾個主題，並總結出最常見的正、負面評價。除此之外，如果我們的資料為PDF檔，我們也可以使用ChatGPT-4中的「AskYourPDF」，將檔案餵給ChatGPT，請它幫我們整理重點或摘要內文。

最後則是圖片製作。以往我們的工作中若需使用圖片素材，常需耗費大量時間到圖庫中尋找素材，但現在我們可以使用ChatGPT-4中的「DALL・E3」功能，告訴ChatGPT我們想要何種風格的圖片，它就可以幫我們產生照片，節省我們找尋素材的時間。

四、結語

ChatGPT的出現帶給我們許多的便利，從以上的應用中我們也發現，如果能夠妥善地運用ChatGPT，我們就能夠快速地將目前手邊雜亂無章的工作分類與排序，讓我們能更快地著手處理每一件任務。除此之外，ChatGPT更是我們在學習新知時的24小時家教，讓我們在過程中遇到問題時能夠快速地得到答案。當然，最後還是必須提醒大家，不管是在工作上或學習上使用ChatGPT，它都只是我們的好幫手，而不是幫我們完成任務的工作者。我們還是必須依照自己的需求調整ChatGPT給我們的回應，才能真正優化我們的工作流程，將手邊有限的資源發會最大的效益。

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