講師：Esor Huang 電腦玩物站長，開設線上課程「個人數位生產力」、「高效能職場筆記術」，著有《防彈筆記法》、《時間管理的30道難題：為什麼列出待辦清單更拖延？幫你克服拖延、養成習慣、達成目標》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》《電腦玩物站長的筆記思考術》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍，累積銷量破 12 萬冊。文章並屢屢被經理人、關鍵評論網、商業周刊等各大媒體網站轉載。並曾接受經理人、30雜誌、商業周刊、遠見雜誌、Cheers、Career、Smart智富雜誌等專題採訪。 講師身分的 Esor ，目前在各大專院校、國高中、企業獲邀開辦的演講或公開課程，累積達 700 多場，主題涵蓋時間管理技巧、筆記工作術、善用數位工具提升工作效率、 Google 雲端辦公室、專案管理數位工具等課程。 前言 在AI崛起的時代，如果我們能夠有效利用AI工具，這些工具就會變成讓我們工作更有效率的好助手。本次課程將告訴大家，我們可以如何訓練自己的ChatGPT，讓它成為我們工作上的最佳AI助理。 一、如何訓練AI成為虛擬助理？ ChatGPT擁有許多強大的功能，但是我們要如何幫它進行「員工訓練」，讓它成為我們個人的AI助理呢？其實很簡單，我們可以透過提供它大量的與我們工作內容相關的資料。接著，我們只需要再給它簡單明瞭的指令，它就能夠成為我們工作上的好幫手！我們可以以三個結構組成有效的提示。第一為「明確的任務交辦」。當我們請ChatGPT生成內容時，可以在開頭的第一句話告訴AI要扮演什麼角色與完成什麼任務。第二，我們可以要求ChatGPT「深入分析」。由於AI常常看到黑影就開槍，所以有時會漏掉我們的提問中的關鍵環節，或者只看到一兩個重點後就回應我們。為了解決這個狀況，我們可以要求ChatGPT一步一步分析我們的問題。最後一個指令組成結構即為「思維鏈提示」，也就是告訴ChatGPT，我們希望它如何處理資訊，如重點摘要或根據內容整理成專案報告。接下來，我們將以撰寫文案與生成AI繪圖軟體提示語做為示範。 撰寫文案：以「報名網頁」文案為例 學習任務格式 當我們在辦活動時，常常需要撰寫報名網頁的文案，但如果我們不管如何詳細地告訴ChatGPT我們的使用格式，它的回應也可能會出錯。所以與其直接提供ChatGPT格式，不如讓它自己透過學習資料，思考文案的結構與格式。因此，訓練ChatGPT成為我們文案撰寫助理的第一步就是給它資料學習。為了避免ChatGPT被不相干的對話訊息干擾，我們在訓練AI助理時，必須開啟新對話做為專門訓練特定任務的視窗。接著，我們可以將覺得寫得不錯的活動報名文案，或是以前公司辦活動時的文案提供給ChatGPT，並讓它「分析下面這個『報名網頁』的內容結構，看看設計一個報名網頁需要哪些內容？用什麼格式？文案撰寫的風格特色為何？請用表格拆解。」我們可以透過不斷地重複這個過程，提供它更多範例做為訓練資料，直到它整理出的表格內容符合我們所需為止。 寫出新的報名文案 訓練好ChatGPT後，我們就可以讓他開始替我們撰寫文案。我們可以利用本文開頭提到的三個結構下咒語，告訴ChatGPT「根據前面分析且記得的『報名網頁』結構、格式，撰寫一個關於『2023防彈比技法，如何成為個人時間管理系統』的報名網頁（明確的任務交辦）。撰寫時，請一步一步分析（深入分析），務必根據報名網頁結構的段落、內容、格式、文案風格撰寫（思維鏈提示），可參考下方補充資料改寫結構中的內容，也可以提供他補充資料。」 另外，如果我們對ChatGPT的回應的文案架構不錯，但想要文案內容更有創意，也可以告訴他「架構很好，但請用更有創意、更吸引人的方法來設計課程名稱與文案內容。」我們之所以要告訴它哪裡寫得好，並不是要稱讚它或基於禮貌，而是要讓AI機器人知道哪裡是符合我們需求的，哪裡又是需要修改的。因此，當我們與ChatGPT不斷對話產生出我們想要的回應後，可以告訴它「架構很好，課程名稱語文案的專業又有吸引力的風格也符合我的需求，以後也請用這樣的邏輯幫我撰寫報名網頁的文案。」如此一來，我們就可以讓ChatGPT可以記住我們和它的對話內容，也讓它未來以符合我們需求的格式撰寫文案。 生成有效Midjourney提示語 目前市面上已經有許多生成式AI繪圖軟體，但如果我們不知道如何撰寫好的提示讓AI幫我們生成圖片該怎麼辦呢？此時，我們也可以再訓練一個生成有效提示語的AI助理，讓它幫我們生成提示語。 以生成Midjourney的提示語為例，當我們看到網路上的AI大神利用Midjourney生成出很棒的圖片時，就可以將他們用來生成圖片的提示語餵給ChatGPT，讓它協助我們分析這段提示語有哪些結構，並以表格呈現。當然，我們也可以給它曾經使用過的提示語，做為它學習的資料。 讓ChatGPT分析完這些提示語的結構後，我們就可以請它「根據前面所有你記得的AI繪圖工具提示語結構邏輯，一步一步思考，設計符合“下班時間的台北街頭，攝影照片”提示語」（圖1）。 圖 1：利用ChatGPT產生的Midjourney提示語。有時候ChatGPT會用中文回覆，但由於Midjourney只能輸入英文指令，所以我們只需要再要求ChatGPT以英文呈現即可。 待ChatGPT生成提示語後，我們就可以將提示語貼到Midjourney，開始產生圖片（圖2）。另外也要請大家注意，我們透過這個方式所產生的提示語只適用於Midjourney或Playground AI。如果大家是使用Stable Diffusion（SD），則因為它有自己專門的提示語系統，所以就必須另外讓ChatGPT生成符合SD的提示語。 圖 2： Midjourney依照我們給它的提示語所產生的圖片。 二、建立有效的AI輔助寫作流程 本次課程的第二部分要告訴大家，當日常必須撰寫很多專案報告時，我們可以如何透過與ChatGPT協作，快速完成寫作，且也不會出現侵犯著作權或倫理道德的問題。 快速準備會議想法 我們都知道萬事起頭難，而寫作時遇到的第一個困難就是不知道應該從哪些方向或角度切入。以公司開會為例，會議要討論的主題有時候不見得是我們所熟悉的議題，因此我們常常會腦袋一片空白。這時，我們可以讓AI引導我們思考。假設會議將討論的主題為「AI工具導入職場工作流程」，那麼我們就可以告訴ChatGPT：「假設你是一位企業生產力顧問，等一下我要開一個關於『AI工具導入職場工作流程』的會議，請提供在會議中可以有效提問與發言的內容大綱。請一步一步分析，先盡量詳細地告訴我『AI工具導入職場工作流程』的基本知識，然後提出實際執行時建議的規劃方向，以及具體列出可能遭遇的問題。」 也就是說，在使用AI引導我們思考時，我們可以依據會議或專案報告主題，讓ChatGPT角色扮演，提供我們思考的方向。雖然ChatGPT的回應事實上只能說是四平八穩，甚至會有點八股，但也卻因為如此，ChatGPT很適合我們用來引導我們思考陌生卻又必須負責的專案報告，告訴我們基本的思考基準為何，給予我們靈感，讓我們可以成功地踏出第一步。 整理千頭萬緒的會議內容 有了思考的方向後，我們就可以結合ChatGPT所提供的回覆，利用語音轉文字的軟體，來整理出我們雜亂的內容。假設現在要正式開會了，我們就可以開啟兩個視窗，一為ChatGPT引導我們思考的流程架構，另一視窗則是開啟語音轉文字的工具，如Google Document的語音輸入功能。接著，我們可以在會議發言時看著ChatGPT給我們的思考流程，將我們自己腦中的想法講出來（圖3）。透過語音轉文字軟體，我們就可以把會議成員討論時千頭萬緒的想法都先記錄下來。接著我們就可以進入下個步驟：寫出專案報告。 圖 3：在會議討論時，我們可以開啟語音轉文字軟體，讓它記錄我們看著ChatGPT提供的結構提出的想法，以利會議後撰寫專案報告。 產出報告 會議後若需要撰寫專案報告，我們就可以將會議中的逐字稿提供給ChatGPT，讓它協助我們寫出專案報告的初稿，我們可以告訴它：「假設你是一位企業生產力顧問，幫我把下方逐字稿整理為一份專案報告。這是關於『AI工具導入職場工作流程』的企劃草稿，請一步一步分析逐字稿，先理順內容，然後一段一段重點摘要，再根據內容整理成專案目標、行動方針、成效評估。」下完指令後，我們只要再將會議的逐字稿提供給ChatGPT即可。 最後，我們還是要再檢視一次ChatGPT依照指令所寫出的專案報告內容，進行更細部的修改。由於從會議前到會議後的專案報告撰寫，都是以我們最原始的想法為基礎，因此透過這個過程所產出的專案報告自然也就不需要擔心侵犯他人版權或倫理道德的問題。 三、讓AI工具成為你的第二大腦 本次課程的最後部分要告訴大家，如何讓ChatGPT成為我們的第二個大腦，幫助我們在進行長期的知識研究或專案規劃過程更輕鬆方便。 訓練AI助理 如同課程前段的操作過程，我們一開始必須先給ChatGPT許多與我們專案或研究的相關資料。不過由於ChatGPT的每一個提問都有字數限制，因此我們可以分段並編號，將龐大的資訊餵給它。我們可以告訴它：「我會分段提供 “XXX主題 @[編號：1、2、3...]”的內容，請你先記住即可。」我們之所以要在提示中加上編號，是因為通常與ChatGPT協作在進行長期的專案規劃時，會有許多的資料，而加上編號就可以讓我們在未來透過編號找到相關內容，也有利於我們和ChatGPT的溝通。 撰寫專案報告書 以讓ChatGPT協助進行撰寫「防彈筆記法新書產品重點報告書」為例，我們可以依照上述分段提供ChatGPT的方法，提供它防彈筆記法新書的內容。接著，我們就可以請ChatGPT「幫我用繁體中文與“報告書範本”邏輯，整理你已經記住的“防彈筆記法新書@1~5”資料內容，撰寫“防彈筆記法新書產品重點報告書”。請一段一段分析資料以完成撰寫。」由於在訓練ChatGPT時，我們已經明確告訴它每一個資訊的編號，因此我們就可以在提問時直接告訴ChatGPT要到哪裡擷取資訊，並整理出重點。 另外，當我們想要知道我們的資料內容是否有問題，或者想要有新的方案，我們也可以讓ChatGPT「根據你已經記住的“防彈筆記法新書@1~5”資料內容，協助我一步一步分析這個產品的優勢、劣勢？這個產品的市場突破點？或是這個產品還需要強化的地方？以及這個產品的推廣行銷方案可以如何設計？」如此一來，我們就可以讓報告內容更加完善。 最後，由於AI也會犯錯，所以我們如果擔心其正確性或怕它遺漏某些重點或環節，則可以再讓ChatGPT「再次根據前面“防彈筆記法新書@1~5”的資料內容，請再次從原始內容中一步一步分析，並一定要符合原始內容，看看上述報告書與產品分析有沒有遺漏、錯誤之處，可以提出修正或補充。」透過重新讓ChatGPT檢視先前的資料，就可以減少其錯誤，若ChatGPT自己有找到遺漏，它也會立即進行修正。 四、結語 在訓練ChatGPT成為我們的AI助理時，最重要的就是訓練資料。因此我們建議大家，雖然可能會耗費一些時間，但可以盡可能地提供ChatGPT資料，直到它的回應真正符合我們期待為止，因為這樣它也才能有效地完成我們後續交付於它的任務。另外，我們有時可能會認為ChatGPT有許多廢話。然而，這些廢話其實扮演了重要的角色，它可以讓我們了解ChatGPT的思考過程，讓我們看到它是否抓錯重點，或者根本還沒學會資料就開始瞎掰。最後，雖然我們透過本次課程的技巧訓練AI助理，已經可以讓它的回應大致符合我們的需求，但好的產品或專案報告往往是人機協作的結果。因此，最後還是要提醒大家，必須再次自己檢視AI回覆的內容，並用自身的專業素養進行微調修正，才能讓我們在AI助理的輔助下，提升生產的效能與品質。 【若想回顧完整版課程影音，請點選此連結；老師課堂中分享的演練案例文件，請參閱 練習文件1 以及 練習文件2；這邊還有老師分享的 AI繪圖提示語，以及免費 AI 繪圖工具 Playgroundai 。有任何問題或分享，也歡迎在本文底下留言。】
