【課堂筆記】快速有效提升 問題分析與系統決策的能力｜彭建文、侯安璐 (7/4)
講師：彭建文、侯安璐
彭建文
前台積電營運效率部門主管，目前是管理顧問公司「品碩創新」的執行長，專門提供企業培訓、微型輔導、落地輔導服務，產業輔導經驗超過20年。也是商業周刊專欄作家、多本暢銷書作者。
侯安璐
品碩創新首席夥伴教練、創新突破教練，以其豐富的實務經驗及授課輔導風格深受學員和企業主的信賴。專長以人為本的教練方式，透過提問引導與生活案例，讓學員在愉快的互動中提升能力。
一、問題分析與解決的方法：「國際PJ法」
在現代社會中，問題分析與解決的能力至關重要，許多企業在徵才時也相當重視員工問題解決的能力。但很可惜的是，許多人在學校時並沒有機會學習問題分析與解決的能力，導致在職場上可能有自己的專業，但解決問題的能力仍有待加強。因此，我們希望透過本次課程，帶給大家一套台積電也在用的一套系統性解決問題的方法：「國際PJ法」。
什麼是「國際PJ法」呢？「P」代表問題（Problem），「J」代表判斷/分析/決策（Judgement），而國際PJ法就是一種解決問題的系統性思維。在問題發生後，先判斷它到底是不是一個問題，再判斷問題的類型，並進一步分析問題以及原因，最後提出解決問題的決策，達到解決問題的目標。國際PJ法的思維邏輯有8個步驟，然而在了解如何將國際PJ法和ChatGPT結合之前，我們要先學會如何透過AIG法界定問題。
二、解決問題的第一步驟：AIG法
AIG為解決問題的第一個步驟，我們可以透過這個方法，來界定問題所在。從AIG法的觀點來看，問題（Gap）就是理想（Ideal）與現況（Actual）狀態的差距。也就是說，問題會有三個特點：現況與理想存有一段差距、原因不清楚、對策不清楚，只要符合這三點，就可以界定一個狀況是否是一個問題。而量化的數據在AIG法中相當重要，它可以幫助我們界定或分析問題。舉例來說，若在理想中的開會時間為2小時，最後卻開了4小時，比原本規劃的時程多出了2小時（理想與現實的距離），那麼就顯示出了公司面臨開會沒有效率的問題。上述案例中，我們已經透過量化指標找出問題，但或許仍有其他量化指標是我們沒有發現的，因此我們也可以輔以ChatGPT，詢問它是否還有其他量化指標可以顯示出開會沒有效率的問題（圖1），讓ChatGPT幫助我們釐清問題的根本原因。
三、國際PJ法與ChatGPT的運用
國際PJ法的思維邏輯中，有8個重要的步驟，分別為「選定主題&建立團隊」、「描述問題&掌握現狀」、「列出/選定/執行暫時措施」、「列出/選定/驗證真因」、「列出/選定/驗證永久對策」、「執行永久對策&效果確認」、「預防問題再發生，建立標準化流程」、「反思未來，恭賀團隊」。當我們具備國際PJ法的思維邏輯後，可以在幾個步驟中結合ChatGPT的應用，來幫助我們提升解決問題的效率。我們現在將透過案例說明，讓大家更了解如何將國際PJ法與ChatGPT相互運用。
問題：晚下班，怎麼辦？
- 「選定主題&建立團隊」：第一步驟為選定主題，也就是選擇要解決的問題。我們選擇的問題為「晚下班」，並在選定主題後，與其他同事組成一個團隊，開始思考如何解決此問題。
- 「描述問題&掌握現狀」：此步驟為分析問題。在本案例中，由於每個人所定義的晚下班不同，因此我們透過前述AIG法界定本案問題時，將目標下班時間訂為晚間19:00（理想），但平常都晚上22:00才能下班（現實），找出「晚下班」的定義。此時，我們也可以利用ChatGPT，請它提供晚下班的指標（圖2）。在找出指標後，我們便可以開始盤點現況，例如列出幾點進公司、花了幾小時處理信件和開會、每天有幾小時處理未完成或長官臨時交辦的任務等，找出關鍵的問題。
- 「列出/選定/執行暫時措施」：此步驟為執行治標對策。例如，為了避免晚下班，我們可以一樣七點下班，回到家後再繼續工作，或者與主管討論能否將老闆臨時交辦事項交由其他同仁處理。
- 「列出/選定/驗證真因」：找出問題後，我們就要開始分析造成問題的原因。例如，晚下班很有可能是每天列席會議太多、不管信件是否與自己業務有關，都要點開處理等原因所造成。此時，我們可以詢問ChatGPT如何解決這些造成問題的原因。
- 「列出/選定/驗證永久對策」：指根據問題的原因來思考有效對策。經過討論與思考ChatGPT所提供的對策之可行性後，我們就可以開始實際執行對策，解決我們遇到的問題。
- 「執行永久對策&效果確認」：指確實執行對策，並觀察一段時間後，檢視是否確實達到設定的目標，成功解決晚下班的問題。
- 「預防問題再發生，建立標準化流程」：成功解決問題後，我們可以將所採取的對策標準化，預防相同問題再度發生。在這個步驟中，我們也可以透過ChatGPT，提供我們將執行對策標準化的建議（圖3）。
- 「反思未來，恭賀團隊」
四、系統性效率決策（Systematic Efficiency Decision Making, SEDM）
系統性效率決策包含了七個步驟（圖4），而我們在其中前四個步驟中可以結合ChatGPT的運用，更快速地找出方案，提升決策效率。以下將說明如何於前四項步驟中利用ChatGPT。首先，我們必須先找出「決策的目的」。第二步，我們要「大量思考解決方案」，此時，我們可以將決策目的輸入ChatGPT，並請ChatGPT提供解決方案供我們參考。第三步為「針對每個方案分析優缺點」，分析各個方案的利與弊。除了一般的討論外，也可以詢問ChatGPT各個方案的利弊。第四步為「找出方案的評估方式」，也就是要找出一套準則，以供我們評估應該取何種方案。若我們對於訂立準則較無經驗，則可以透過ChatGPT協助列出建議的準則，並從其提供的多項準則中，選出最符合公司需求的幾個選項。以上SEDM的前四個步驟，都可以善用ChatGPT協助我們找出盲點，或者協助我們聚焦在幾個較為重要的項目上，提高決策的效率。
當我們在分析與解決問題時，最重要的還是擁有一套思考邏輯，像ChatGPT這類的AI工具只能做為工具，協助我們問題解決與分析或者決策時的效率。本次課程介紹的「國際PJ法」、「AIG法」，以及「SEDM」即為思考的邏輯，透過了解這些思維邏輯的步驟，我們才有辦法在運用ChatGPT時問對問題，幫助我們解決工作中遇到的難題。
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