一、前言 在AI的時代，我們可以利用AI與其它軟體協作，將以往必須不斷重複的工作，一一自動化處理。本次課程將告訴大家，如何使用ChatGPT結合Google Apps Script （GAS），在Google試算表中自動化生成日期、合併儲存格、整理名單與自動寄發郵件等工作，幫助我們提高工作效率。 二、ChatGPT X GAS實戰演練 由於我們接下來的內容都希望ChatGPT可以生成程式碼讓我們在GAS中使用，因此我們首先要開啟ChatGPT，並請它扮演Google Apps Script大師，並告訴它「我是一名新手，當我提供特定情境時，請提供程式碼。程式碼的註解使用繁體中文。」接下來就可以開始讓它幫我們執行任務囉！ ChatGPT和GAS的基本操作：自動生成日期與合併儲存格 要使用Google App Script生成日期，我們的第一個步驟當然就是先開啟一個Google試算表。接下來，我們要請ChatGPT幫助我們生成程式碼，讓我們可以在試算表中的A欄自動填上日期。我們必須告訴它日期的範圍，例如「2024/1/1~2024/12/31」。接著，我們再回到Google試算表，找到左上角的「擴充功能」後，點選「Apps Script」並選擇「+」。之後，點選「指令碼」，再將指令碼命名為「日期填充」。接下來，我們就可以開始將原本Apps Script中工作頁面預設的程式碼刪除，並將ChatGPT生成的程式碼貼上。最後，我們再點擊「儲存專案」，並點擊旁邊的「執行」後，我們就可以看到Google試算表中自動幫我們列出日期囉！另外，假設我們想要在試算表中標出周末的日期，則可以再回到ChatGPT，告訴它「很好！現在我想幫周末標上淡綠色。」ChatGPT就會依照我們的要求，給我們修改後的程式碼。我們只要將新的程式碼複製貼上Google試算表，並在儲存後執行就可以了。 另外，我們可以請ChatGPT幫助我們寫程式碼，完成合併儲存格的任務。我們只需要告訴ChatGPT我們的需求，如「每兩格儲存格就合併，規則如下：合併A1、A2儲存格，合併A3、A4儲存格。以此類推到A99和A100。」接著，如同前面生成日期，我們只要把ChatGPT給我們的程式碼覆蓋掉原本在Apps Script的程式碼，並回到google試算表將原本的日期清除掉後，選擇儲存專案並執行就完成囉。 整理客戶名單中的客戶名稱 我們除了可以利用AI結合Apps Script幫助我們進行前述兩項基本的操作外，也可以請它幫助我們執行更複雜的任務。假設我們的試算表客戶名單中的客戶名稱，不小心有姓名和稱謂都放在同一格的狀況發生（如下圖），那麼就可以利用ChatGPT幫助我們整理表格。 圖片說明：我們的客戶資料可能會在姓名欄中出現了姓名和稱謂一起出現的狀況，此時我們就可以利用ChatGPT和GAS，幫助我們快速整表格。 首先，我們要將想要得到的樣子告訴ChatGPT，並請它生成程式碼。以上圖的試算表為例，假設我們試算表的名稱為「名單」，並想分別在A欄、B欄、C欄和D欄中列出「姓名」、「去除稱謂」、「姓氏+稱謂」、「名」，就可以使用以下指令：「『名單』工作表的A2:A51是姓名和稱謂，例如陳廷翰先生、李思穎小姐。我想完成以下任務：B欄：回傳A欄前3個字，例如『陳廷翰』；C欄：回傳A欄第1個字及第4-5個字，例如『陳先生』；D欄：回傳A欄左邊第2-3個字，例如『廷翰』」。在下指令時，我們可以掌握一個技巧，那就是給ChatGPT舉例。這是為了要讓ChatGPT更了解我們想要的生成結果，預防它出錯。當我們得到GPT生成的程式碼後，就可以貼到GAS中，再儲存後執行就完成囉！ 雖然我們利用GAS完成的任務有些也可以透過公式完成，但我們若使用GAS，就不需要在新增資料後一個一個慢慢拉，而是可以一鍵就整理好表單。那麼我們該怎麼做呢？首先，我們可以在試算表上方工作欄中選擇「繪圖」，並在跳出的工作頁面中選擇自己喜歡的形狀作為按鈕，並幫按鈕命名，如「名單處理」。接著，我們就可以在試算表中以右鍵點擊我們創建的按鈕，並在右上方出現的三個點中，選擇「指派指令碼」（如下圖）。接著，我們再回到GAS中，將程式碼第一行function後的「processNames」複製貼上到試算表的指派指令碼中。如此一來，我們只要點擊這個按鈕，就可以讓系統自動幫我們整理試算表了。 圖片說明：當我們完成繪圖後，就會再試算表出現按鈕。我們可以在其上方點擊右鍵指派指令碼，讓我們未來只要點一下這個按鈕，就能夠讓系統自動整理試算表了。 一鍵檢查並修正客戶名單的Email 當我們發現客戶資料中的email格式錯誤時，也可以利用AI結合Google試算表，將資料中錯誤的email資訊一次修正完成。首先，假設客戶的郵件地址在試算表中的E欄，那麼我們可以先告訴ChatGPT幾個常見的信箱網址，像是@gmail.com或@hotmail.com，並請它將客戶資訊E欄中不包含這些郵件地址格式的部分標為紅色。接著，我們只要重複將GPT生成的程式碼貼到GAS的執行步驟即可。另外，假設我們也設定了一個檢查與修改email格式的按鍵，那麼也可以在請ChatGPT寫程式時，告訴它在每一次執行程式碼前，都將email欄位（如E欄）的顏色清空，它就會依照我們的需求生成程式碼了。 製作員工工作紀錄表 除此之外，我們還可以用ChatGPT和GAS幫助我們製作每一位員工的「工作紀錄表」。假設我們現在手邊都有一份公司「員工資料表」和空白的「工作紀錄表」，那麼就可以請ChatGPT根據「員工資料表」中的員工姓名欄位（如A2:A16），為每個仁複製一個工作紀錄表。並告訴它總共會有幾個工作表，且每個表要以員工姓名為標題，A1也要寫上員工姓名。接著，我們只要重複與前面一樣的步驟，將程式碼貼入GAS中就可以囉！當然，如果我們想要刪除多餘的工作表，或將試算表中的某個欄位加上顏色，又甚或是想要將所有員工的工作表匯出成獨立的PDF，都可以再請ChatGPT依照我們不同的需求重新寫一個程式碼。 我的自動化郵差：利用ChatGPT和GAS自動寄信 假設我們想一次將email寄給多位客戶，那麼我們也可以請ChatGPT寫一個程式碼讓我們使用。假如我們的客戶資料試算表中，A欄為姓名，B欄是Email，且已經再Google文件中擬好信件內容，那麼就可以這樣告訴ChatGPT：「1. 試算表中的A欄是姓名、B欄是Email，請根據這些資訊寄出信件；信件文字在Doc中，第一行是標題，第三行以後是內文」，接著就可以得到一串程式碼了。接著，我們要在GAS中貼上我們的Docs ID。但Docs ID在哪裡呢？Docs ID就是我們的Google文件網址中「d/」後，「/edit」前（如下圖）。 圖片說明：上圖灰色部分為Docs ID，我們可以在每份文件中的網址中找到。 找到Docs ID後，我們只要將這串ID貼到程式碼中即可（如下圖）。最後，假設我們想要設定什麼時候要寄發信件，也可以在GAS左方工作欄中找到一個小鬧鐘的圖示，點選後點擊右下角的「新增觸發條件」，就可以依照自己的需求設定活動來源和活動類型囉！ 圖片說明：找到Docs ID後，再貼到GAS中的程式碼即可（如上圖藍色部分）。 三、結語 透過本次的課程，我們可以發現，以往我們必須耗費大量時間完成的文書處理工作，現在只要我們懂得如何描述我們想要得到的結果，就都可以利用AI來幫我們解決。當然，除了可以參考本次的內容以外，也鼓勵大家可以依照自己的工作需求，嘗試做出屬於自己的指令，簡化繁雜的工作流程唷！
