【團隊協作力】如何讓專案管理心不累　用五點工作法落實團隊任務

作者／王裕玲

專案管理中「團隊任務分配」是一項挑戰，但同時也是一個提升團隊合作與工作效率的絕佳機會。管理者的責任不僅僅是分配任務，更重要的是確保團隊成員能夠將分配的工作一次就能做對。讓大家跟著管理者心不累的技巧，在分配任務時便能清晰、準確地傳達工作要求，並確保團隊成員對目標有一個明確的認識。

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如何確保團隊一次就能做對工作？首先，管理者在佈置工作時必須明確並具體。使用「五點工作法」來落實任務，可以幫助團隊成員清晰地理解工作要求並有效執行。

1、起點：明確任務的開始

起點是任務開始的地方。在這一階段，管理者需要明確傳達任務的背景和目的，確保團隊成員能夠理解工作為何而做，從而更有動力去完成。例如，如果一項任務是為了應對特定的市場變化，那麼明確的背景對於團隊成員了解整個任務的意義就相當重要。

2、終點：設定明確的目標

終點是指任務完成的標準。設定清晰、具體的目標也是專案管理者的任務之一，這樣團隊成員就能夠知道各自需要達到什麼樣的成果。讓團隊以終為始方向一致的努力。例如，一項銷售任務的終點可能是達到特定的銷售目標或者獲得一定數量的新客戶。

3、重點：關注任務的核心要素

在佈置工作時需要強調任務的重點，幫助團隊成員識別哪些是工作的關鍵要素，避免因關注次要問題而影響任務的完成。例如，如果重點是提高客戶滿意度，則團隊應集中努力提供優質的客戶服務，而非僅僅聚焦於銷售數字。

4、問題點：預測並解決可能的障礙

問題點是指可能阻礙任務順利進行的障礙。預見這些可能的問題並提供解決方案也是常見的任務之一，目的是在於確保任務執行中也可以順利進行。例如，如果知道某個關鍵供應商可能會延遲交貨，提前尋找替代方案或者制定應對措施就顯得尤為重要。

5、節點：設定檢查和匯報的時間點

節點是指管理者與團隊成員間進行溝通和檢查進度的時間點。這些節點可以幫助管理者跟蹤任務進展，並及時調整策略以確保目標的達成。例如，可以設定每週一次的進度檢查會議，以確保任務按計劃進行。

在日常當中，也可用下面這樣一個工單格式來表達。

基於______背景，我們要完成______（目標），需要你做______（具體事項），哪個時間點交付，我希望你以______方式跟我同步。

最多，如果想更周全一點：“你還有什麼問題嗎？”讓對方及時把疑惑當場提出來。

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