【團隊協作力】五大心法　提升會議效率與溝通

作者／王裕玲

在各大企業中，我們每天都會參加各種不同類型的會議，例如：定期報告與檢討會議、情報分享會議、決策討論會議、腦力激盪會議等等。當你成為一名新進員工時，你很可能會看到你的主管布滿了各種大小會議。在團隊中，我們參加的會議以定期報告檢討類為主，但其他相關提案、決策等需要大量溝通的會議，卻常常讓我們感到迷茫，例如：我們到底得到了什麼結論？是否能夠有效推動下一步？在這篇文章中，我們將整理出參加團隊討論，並且有效幫助完成高效會議的五個心法。

• 事前準備
  在開會前必須理解各種會議的目標與期望解決的問題。即使是定期的業務報告會議，主管需要了解的不僅僅是工作進度，還包括了任務可以達成的成果與預期完成時間。在會議中，主管可能因時間不足或其他壓力而不論優先順序地追加任務交付，而團隊成員也容易因為交付時間的限制而感到困擾。因此，在每一場定期業務會議前，我們應該先準備好相關的業務事項與完成進度，並明確列出何時能夠完成。如果團隊有較緊急的專案，就需要協調彼此可挪出的時間，讓團隊成員一同進行協作。透過明確化的工作可視化數據，可以讓溝通更加順暢。

• 善用心智圖
  特別是在腦力激盪會議中，常常會出現以最強勢意見為主的收尾會議。因為會議是主持人的責任，很多人可能因此沒有發表自己的意見，這是常見的無效會議之一。這不僅浪費了你的時間，也浪費了團隊的時間。因此，在參加每場會議之前，除了了解會議的目的，事前可以想像參加完會議後，1小時後想要達到的目標。你可以在腦中的白板上或可記錄的電腦中，以最大的標題寫下來。並且在腦力激盪會議中發表意見，讓大家都能複製主要話者的思維，最快的方法是使用九宮格思考方法或是心智圖。如果對於在白板上寫字沒有信心，可以先選擇九宮格思考法。通過「目的」「願景」的發射性思考，可以有邏輯地幫助團隊整理創新思維。

• 選擇工具
  在《The Amazon Way》一書中提到，Amazon 禁止在會議中使用 PowerPoint，原因是員工為了製作精美的簡報而浪費了工作時間。在業務專案中，WBS（專案執行進度表）、OneNote記事本或Google雲端文件都是記錄會議的好工具。Google文件功能甚至可以將整理好的會議紀錄直接發送到Gmail，有助於團隊協作，提高工作效率。

• 數據化與可視化
  善用比例概念。例如，「上個月營業額上升了10%，但本月看來會下降10%，總共下滑了多少營業額？」應清楚提出確切數字。呈現數據及可視化圖表時，可以讓與會人員快速理解現況。圖表應該放在觀看者視線範圍的左側，反之數據或文字請放置於右側。這符合人類左腦與右腦的對側控製。呈現出好的理解範圍，也能進一步讓在場人員一眼就能快速吸收，才能同時再聽取講者的表達。

• 會議記錄的目的
  主動提出擔任會議記錄的工作，能幫助快速理解該團隊的運作與公司文化。同時能幫助減輕同事與主管的負擔。若需用不同語言記錄，也能訓練外語能力提升。然而，會議記錄並非將會議內容逐一記錄。請將待辦事項與結論置於最上端，讓業務能有效追蹤、提醒協辦，才是最大目的。

有效的會議是團隊運作中不可或缺的部分，而高效的會議則需要妥善的事前準備、選擇適當的工具、數據化和可視化的呈現、善用心智圖等方法，讓溝通更加順暢，並避免無效的

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