【向上管理術】向主管匯報總是抓不到重點？把握2大重點　帶你提高生産力

作者／王裕玲

在職場中，有機會和各級不同主管進行交流學習。建立更好的關係並具備良好的溝通能力，對於推進工作非常重要。那麼與上司進行工作匯報後，常見的困擾有：

「上司要我提高溝通能力，但具體該如何改善？」

「高效溝通的人是如何做到的？」

「想降低理解錯誤頻率、不造成二次溝通成本！有什麼改善策略嗎？」

 本文將介紹兩個關鍵要素，幫助你提高溝通能力，從而提高生產力。

• 職場中需要不同種類的溝通能力

要提高溝通能力，首先需要學習聆聽能力。聆聽是理解他人觀點、情感和需求的關鍵。當我們聆聽他人時，不僅要聽他們說話的內容，還要理解對方的意圖、動機和背景。同時，也要表現出尊重、興趣和同理心，以建立互信關係。

其次，表達能力也是非常重要的。表達能力包括清晰地表達自己的觀點和需求、有效地傳達信息和概念，以及以聽眾的觀點出發來表達自己的意見。在表達過程中，要使用明確、簡潔的語言，以及合適的非語言表達方式，例如手勢、表情和姿勢，以提高對方對自己的理解和接受度。此外，若聽不懂對方的表達與背後的意圖時，可以試著將理解後的重點與對方作最終確認，並清楚表達避免誤會，透過確認能降低二次溝通成本。

• 高效溝通的5個特點

擅長溝通的人有五個特點，甚至能讓人進一步感受到溫暖和感動。首先，他們會用簡潔易懂的方式表達自己，讓對方能夠迅速理解。特別是當與長官匯報時，擅長溝通的人會事先確認長官的預約行程和會議，並注意前後的行程急緊程度和重要性，以掌握報告的優先順序。

其次，他們擁有聆聽技巧，能夠仔細聆聽對方的話，理解對方的需求和想法，並在交流中顧及對方的感受。在職場上，這尤其重要，因為這能夠建立信任和良好的人際關係。

第三，注重細節，並經常與主管保持聯繫。日文中有「報相連」的常用詞，意指即使是小事情也會即時報告、相談與聯絡。即時報告能夠加強信賴度，使主管更容易信任和依賴擅長溝通的人。

第四，留意對方的理解度，並在談話中問一句「這樣可以嗎？」或「有什麼需要我再留意或補充加強的嗎？」這樣能夠協助主管提供更好的指導，同時也能夠提高後續的工作效率。

最後，擅長溝通的人不使用負面言詞。他們珍惜周遭人的關係，減少負面言行，這也是建立個人品牌形象的關鍵之一。負面的言行容易讓周遭感到情緒低落，進而造成惡性循環。相反地，多散發正面和積極的言行能夠長期與主管建立友好關係，並且在職場中建立良好的形象。

請多向積極向上、樂觀向前的團隊同仁學習並請教，以建立快速學習法。若要提高自己的溝通能力，需要多加練習，同時也要瞭解相關的技巧和原則，並在日常生活中加以實踐。若能有效地與他人溝通，也許就能進一步進化、營造出溫暖和感動的交流氛圍。

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