【職場二三事】避免無效及冗長  主持會議必做 6件事

編譯∕龔鈺翔

如今的職場生態最讓人厭煩的就是無效和過長的會議，浪費掉大半天時間進行無效會議，這是公司內部效率低下的主因。而這可能歸因於主持會議的人，主持者的任務應該是設計會議目的與控場，扮演的是幕後角色而不是主角。

只要有想升職的想法，那麼免除不了主持會議的任務，因此以下6個建議，有助遠離無效且低效率的會議。

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做好事前準備

透過記事本或APP紀錄會議時程，在會議前一天檢查會議相關事宜，例如會議資料、議程、簡報與場地確認。這些動作，都可以幫助會議順利開始與結束，還可提前了解是否有任何缺失。

制定與遵循議程

議程是整個會議的進度表，提前告知團隊成員先做好準備，什麼時間輪到哪個成員會報，可以更好掌控整個會議。

此外，按照議程進行至關重要，這也是發揮主持人控場的能力，避免會議進行中有超時或離題的情況發生，引導同仁進入正題，穩定會議的節奏。

避免不必要的會議

許多研究表明，一個人的身分地位越高，會議次數也相對提高。會議只須找相關的人即可，不需將與開會主題不相干的人聚集一起開會，有意義的討論比過多的會議更重要。

另外，也可以制定短、中、長期的會議，提升團隊效率。例如週會(短)、月會(中)、年會(長)等方式作為開會時間，只要有問題需要開會就集中在周會。此外，平常小事則可以使用通訊APP或Email通知即可。

紀錄會議

避免忘記會議中討論出解決方案或創新的寶貴想法，可以利用錄音錄影的方式記錄整個會議。如今許多企業在開會期間也會使用遠端會議平台記錄每一場重要的會議，就算當下來不及紀錄重點，也可以重新回播整場會議。

多元包容

避免會議都是那些善於溝通的人表達觀點，也需顧慮到那些內向者。積極鼓勵內向者表達自身觀點，如果他們不敢再會議中提出，那麼可以在會議前先收集他們的觀點，並在會議中提出內向者們的見解，這樣可使會議的結果會更出色，同時也顧慮到少數族群的心聲。

收集反饋

會議的成功並非會議的完美結束，而是會議結束後的收集反饋。可以透過匿名調查、或是一對一討論，對會議進行反饋，了解整場會議的優缺點。無論是會議長度不滿、主題不對還是有其他見解，都可以對問題提出改進。

結語：

會議是團隊溝通運作無法避免的，但可以精進自身主持會議的能力，有效運用，就可讓煩悶的會議發展成強大的工具。

資料來源：Inc.

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